Gardez le suivi des factures fournisseurs de votre garage
Les pièces, consommables et prestations achetés par votre garage génèrent autant de documents à retrouver et à traiter. GarageSigne rassemble les factures fournisseurs, qu’elles soient ajoutées manuellement ou reçues après activation de la connexion électronique.
Rassembler les factures reçues par le garage
Ajoutez une facture fournisseur et son fichier, puis complétez les informations utiles : fournisseur, dates, montants et références. Le document reste accessible depuis la liste des achats pour éviter de chercher un PDF dans plusieurs messageries ou dossiers.
Une assistance d’extraction peut préparer certains champs lorsque le fournisseur technique est configuré. Le résultat doit être relu : il ne remplace pas le contrôle du document par le professionnel.
Recevoir des factures électroniques via la connexion du garage
Lorsque le garage a autorisé et configuré sa connexion à SuperPDP, les factures adressées à son entreprise peuvent être synchronisées dans GarageSigne. Le logiciel permet alors de retrouver le document et son statut dans le parcours des achats.
Un fichier déposé manuellement, une facture synchronisée et un document effectivement acheminé sont des situations différentes. Consultez la page consacrée aux échanges électroniques pour comprendre l’activation.
Distinguer réception, prise en charge et approbation
Une facture reçue peut ensuite être prise en charge, approuvée, suspendue ou signalée en litige selon les décisions disponibles. Cette progression aide l’équipe à savoir quels documents demandent encore une action.
L’approbation ne constitue pas un paiement et ne détermine pas automatiquement la déductibilité de la TVA. Ces vérifications restent à effectuer avec les éléments comptables et fiscaux propres au garage.
Retrouver le fournisseur et préparer les éléments comptables
La recherche et les filtres permettent de revenir au document concerné. Les exports disponibles portent sur le périmètre représenté dans le logiciel et peuvent préparer des éléments pour le comptable.
Pour comparer le nombre de factures reçues disponible chaque mois, consultez les quotas des packs GarageSigne.
Contrôler le document reçu avant de le considérer comme traité
Une facture fournisseur peut porter sur des pièces, une prestation extérieure ou des frais nécessaires au fonctionnement du garage. Avant de valider son traitement, vérifiez à quelle opération elle correspond. Le nom du fournisseur, la référence, la date, les montants et le destinataire permettent de rapprocher le document des éléments déjà connus par l’équipe.
Cette relecture reste nécessaire que la facture ait été déposée manuellement ou reçue par un échange électronique. Le mode de réception ne confirme pas à lui seul que toutes les lignes correspondent à ce que le garage attendait. Si une information semble incohérente, notez la question à résoudre et conservez la référence du document pour l’échange avec le fournisseur.
Distinguer l’achat d’une pièce de sa facturation au client
Le document d’achat décrit une relation avec votre fournisseur. La facture de vente décrit les prestations et éléments facturés au client. Ces deux pièces peuvent concerner la même intervention, mais leurs montants, leurs dates et leurs finalités restent différents. Une pièce achetée ne doit donc pas être confondue avec une ligne déjà facturée au client.
Cette distinction aide à relire votre activité : un achat reçu cette semaine peut être lié à un travail qui sera terminé plus tard. Les indicateurs du garage doivent être interprétés en tenant compte de ces décalages. GarageSigne permet de suivre les documents pris en charge ; il ne remplace pas le rapprochement comptable de l’ensemble des flux de votre entreprise.
Vérifier qu’une facture n’est pas déjà présente
Un même document peut arriver par plusieurs chemins : un fournisseur l’envoie par e-mail, puis il devient disponible dans le circuit électronique du garage. Avant un ajout manuel, recherchez sa référence et son fournisseur. Cette vérification évite de traiter deux fois une pièce simplement parce qu’elle est arrivée sous deux formes.
Ne supposez pas qu’un contrôle automatique supprimera tous les doublons possibles. Une référence saisie différemment ou un document numérisé de mauvaise qualité peut compliquer la lecture. Organisez une règle simple pour votre équipe : chercher avant d’ajouter, rapprocher les références en cas de doute et distinguer un duplicata d’un document correctif. Le document original et son contexte restent les points de départ de cette décision.
Exemple : une ligne nécessite une explication du fournisseur
Vous recevez une facture dont une prestation ou une quantité ne correspond pas à votre compréhension de l’achat. La bonne démarche commence par l’identification précise de la ligne concernée et des éléments disponibles au garage. La personne chargée du suivi peut ensuite demander une clarification au fournisseur, en citant la référence de la facture.
Dans le parcours de traitement, une prise en charge, une approbation et un signalement en litige décrivent des décisions différentes. Leur lecture doit rester claire pour les autres utilisateurs. Un désaccord commercial ne se résout pas par le simple changement d’un statut dans un logiciel. Les échanges avec le fournisseur et les documents éventuellement corrigés doivent expliquer la suite donnée à la situation.
Utiliser l’assistance de lecture comme une préparation
Lorsqu’un service d’analyse de documents est configuré, il peut aider à préparer certaines informations à partir du fichier reçu. La qualité du document, la présentation de la facture et la lisibilité des montants influencent cette préparation. Une image partielle, une page manquante ou un document peu lisible demande une attention particulière.
Relisez toujours les données proposées avant de vous en servir pour le suivi. Le fournisseur, la date, la référence et les totaux doivent correspondre au document. Cette assistance ne constitue pas une validation fiscale et sa présence dans un parcours ne signifie pas qu’un service d’OCR est activé dans chaque abonnement. Les conditions de configuration doivent être examinées selon le compte du garage et son besoin.
Préparer des éléments lisibles pour le comptable
Une bonne transmission permet de retrouver la pièce à l’origine d’un montant. Classez le document au bon endroit, contrôlez sa référence et distinguez les factures traitées des questions encore ouvertes. Votre interlocuteur comptable pourra alors comprendre ce que vous lui transmettez et demander les compléments nécessaires.
Les PDF et exports disponibles dans GarageSigne portent sur les opérations représentées dans le logiciel. Convenez avec votre comptable de la période, du périmètre et de la méthode de transmission. Pour votre abonnement, les factures reçues disposent de leur propre quota mensuel, distinct des ventes et des dossiers atelier : le choix du pack doit aussi tenir compte de votre rythme d’achats.