Un logiciel de facturation pensé pour votre garage automobile
Préparez le devis à partir des prestations du garage, recueillez l’accord et reprenez les lignes dans la facture. GarageSigne garde les documents liés au client, au véhicule et au dossier atelier.
Construire un devis lisible pour votre client
Choisissez le client et le véhicule, puis ajoutez les prestations du catalogue ou des lignes adaptées à l’intervention. Renseignez les quantités, les unités, les prix HT, la TVA et, si nécessaire, une remise globale.
Les textes, conditions et références complètent le document. La date de validité aide à situer la proposition dans le temps. Vous pouvez générer son PDF et l’envoyer par e-mail.
Distinguer une proposition envoyée d’un devis accepté
Le devis possède son propre suivi : brouillon, finalisation, envoi, acceptation, refus ou expiration. L’envoi ne vaut pas acceptation et le dossier atelier conserve la trace des autorisations de travaux.
Lorsque le client demande une modification, vérifiez le périmètre et le montant concernés avant d’enregistrer le nouvel accord.
Reprendre le devis accepté dans une facture
La conversion crée une facture brouillon avec les lignes du devis. Elle évite de ressaisir les mêmes prestations. Une protection empêche la seconde conversion du même devis.
Pour une facture liée à l’atelier, les travaux doivent être terminés avant la finalisation. Le contrôle qualité, la finalisation de la facture et le paiement restent des étapes séparées.
Gérer les documents de vente du garage
GarageSigne prévoit les factures, les documents d’acompte et les avoirs. Vous retrouvez la numérotation, les dates, les montants HT, TVA et TTC, ainsi que les documents PDF et les actions d’envoi.
Un avoir permet de représenter une correction dans le parcours prévu. Le rapprochement complet entre acomptes et solde est un sujet à vérifier selon votre usage ; il ne doit pas être assimilé à une gestion comptable exhaustive.
Suivre le règlement et préparer le travail du comptable
Le règlement intégral d’une facture finalisée peut être enregistré. Les relances et les indicateurs aident à suivre les documents, mais l’enregistrement d’un paiement n’effectue aucun prélèvement bancaire.
Des exports sont prévus pour les opérations couvertes par le logiciel. Votre comptable reste l’interlocuteur pour rapprocher l’ensemble de vos écritures. Pour les échanges entre entreprises, découvrez la facturation électronique du garage.
Décrire les prestations avec des mots que le client comprend
Une ligne de devis doit permettre de comprendre ce qui est proposé. Une référence de pièce peut être utile au garage, mais elle ne suffit pas toujours au client. Associez une désignation lisible, une quantité, une unité et un prix cohérent avec l’intervention. Pour la main-d’œuvre, précisez l’opération concernée plutôt que de regrouper tous les travaux sous une formule trop générale.
Le catalogue de prestations du garage sert à retrouver les lignes habituelles. Relisez néanmoins chaque proposition : deux véhicules peuvent demander des pièces différentes et deux réparations portant le même nom ne présentent pas forcément le même périmètre. La réutilisation d’une ligne accélère la préparation du document ; elle ne remplace pas l’appréciation du professionnel.
Vérifier le devis avant de le transmettre
Avant un envoi, vérifiez le client, le véhicule, les coordonnées et la nature du document. Contrôlez les quantités, les taux de TVA renseignés, les remises et le total présenté. Une erreur repérée à ce moment évite de demander au client de se prononcer sur une proposition qui devra être reprise. Les conditions et la durée de validité méritent également une lecture attentive.
Dans un garage qui reçoit des particuliers et des entreprises, assurez-vous que le destinataire de facturation correspond au client concerné. La personne qui conduit ou dépose le véhicule n’est pas toujours celle à laquelle la facture doit être adressée. Les fiches clients et véhicules apportent ce contexte, à condition que les informations aient été correctement renseignées.
Exemple : passer d’un devis d’entretien à la facture finale
Vous préparez une proposition comprenant les consommables et la main-d’œuvre nécessaires à un entretien. Le client l’accepte, puis l’atelier réalise les opérations. La conversion du devis accepté prépare les lignes de la facture brouillon. Vous retrouvez ainsi le contenu de la proposition sans recommencer toute la saisie.
Avant de finaliser, confrontez le brouillon aux travaux effectivement terminés. Si le périmètre a évolué, les documents et accords correspondants doivent expliquer cette évolution. Vérifiez ensuite le contrôle qualité du dossier lié et les informations de facturation. La facture finalisée, son éventuelle transmission électronique et l’enregistrement du règlement restent trois sujets distincts. Cette séparation permet de comprendre précisément ce qui a été fait et quelle action reste à accomplir.
Conserver le rôle de chaque document commercial
Le devis décrit une proposition, la facture porte les opérations facturées et l’avoir représente une correction dans le parcours prévu. Les documents d’acompte répondent encore à un autre besoin. Pour garder un suivi clair, partez de la situation réelle avant de choisir l’action disponible dans le logiciel. Un document envoyé au mauvais interlocuteur et une modification du montant ne se traitent pas de la même façon.
La cohérence entre les pièces doit pouvoir être relue par la personne chargée de votre comptabilité. Si votre pratique comprend des acomptes, des règlements fractionnés ou des cas particuliers, présentez-les pendant une démonstration de la facturation. Vous pourrez examiner le parcours pris en charge et préciser ce qui doit être rapproché avec votre comptable.
Savoir quelle facture demande encore une action
À la fin de la journée, une facture peut être préparée, finalisée, transmise ou réglée. Ces informations répondent à des questions différentes. Le suivi commercial cherche à savoir si le document est correct et accepté dans son parcours ; le suivi du paiement cherche à savoir si le montant attendu a été reçu. Les confondre rend les relances et les échanges avec l’équipe plus difficiles.
Avant de solliciter un client, vérifiez les informations de règlement et les échanges déjà enregistrés. Le guide de relance d’une facture de garage propose une méthode amiable. Pour vos clients professionnels concernés par la réforme, la page dédiée à la facturation électronique explique séparément l’émission, la réception et les retours de la plateforme.